‘Het lijkt hier soms net een kantoor in plaats van een huiskamer’. Deze uitspraak van een verzorgende raakte me echt tijdens een recentelijke meeloopdag bij een verpleeghuis. Bellen en gebeld worden, administreren, problemen bespreken met collega’s. Zomaar een greep uit de taken die dagelijks plaatsvinden achter het bureau van het personeel. 

‘Ik wil van die pc en telefoon af. Het creëert geen sfeer van huiselijkheid en het leidt af van waar ik hier werkelijk voor ben: de bewoners. Die hebben geen baat bij dit alles.’ Herken jij je hier in? Lees onderstaande 3 tips om van de storende afleiders in je werk af te komen. 

Tip 1: Weg met die tijdsvreters

Neem met elkaar eens de grootste tijdsvreter of energieslurper in het werk onder de loep. Vraag rond in het team en er zal er eentje met kop en schouders boven uit steken. Zoals in het geval van het eerdergenoemde verpleeghuis: het steeds weer weg moeten lopen van de bewoners om telefoontjes te plegen. Hanteer het volgende 6 stappenplan:

 

1. Definieer probleem en doelstelling. Wat is nu echt het probleem en welke negatieve effecten heeft dit? Hoe ziet onze wereld er uit als het opgelost is? Omschrijf zo concreet mogelijk.
2. Meet de feiten. In ons voorbeeld: Om hoeveel telefoontjes gaat het dagelijks en waar gaan deze over?
3. Analyseer de feiten. Kies de meest in het oog springende feiten en zoek oorzaken. Stel hiervoor net zo vaak de ‘waarom’ vraag tot je op de bodem van het probleem bent gekomen.
4. Genereer oplossingen. Bedenk oplossingen, liefst in eigen invloedssfeer. Blijf weg van heilige huisjes, zoals ‘hebben we al geprobeerd’ of ‘mag niet van de instanties.’ Het zijn dooddoeners in een brainstormsessie en vaak achterhaalde ideeën.
5. Implementeer oplossingen. Maak hier tijd voor vrij. Niets is zo frustrerend als het dood laten bloeden van goede ideëen. Dan doet niemand meer mee een volgende keer.
6. Controleer en borg. Evalueer na bijvoorbeeld 1 maand: hebben de acties geholpen, is het probleem opgelost en de doelstelling behaald? Kan dit niet meer opnieuw gebeuren?

Maak het visueel; een flipover en stift helpen het probleem goed inzichtelijk te maken en een gestructureerd gesprek te voeren met elkaar. Een teamoverleg of bordbespreking is hier een handig moment voor.

 

Tip 2: Ontregel

Lekt er te veel tijd weg aan administratie, het uitvoeren van regels en randzaken? Kijk dan kritisch wat de oorsprong en bedoeling van deze regels en taken zijn. Een verpleegkundige vertelde mij hierover:

‘In ons verpleeghuis waren in de loop der jaren een aantal regels ingeslopen, waarvan niemand meer wist waarom deze er waren. Wie ze had ingevoerd. Wat ze opleverden. Wat de bewoners hier eigenlijk aan hadden. Toch voerden we ze elke dag weer uit. Waarschijnlijk waren deze ooit ingevoerd omdat er iets mis was gegaan. Daar was dan een procedure voor bedacht om de fout niet nog een keer te laten voorkomen. Voor je het weet heb je jezelf helemaal dichtgetimmerd met regels en werkt het verstikkend. We hebben deze stuk voor stuk onder de loep genomen. Wat was dat heerlijk, afscheid te nemen van zaken die er niet toe doen. Voor onze bewoners, maar ook voor onszelf.’

 

Tip 3: Van taakgericht naar mensgericht

Een laatste tip die mij zeer aanspreekt en die een locatiemanager van een verpleeghuis aan mij gaf: ‘Zorg dat je met je team van taakgericht naar mensgericht gaat. Van doen naar zijn. Dit kan een hele omslag zijn, omdat je taken kunt vastpakken en afronden. Maar daar gaat het niet om in het tehuis: het gaat om aandacht geven aan de ouderen. Zorgen dat het er aan toegaat net zoals thuis. Dat is een mindsetshift. Het begint bij bewustwording. En dan is het belangrijk om dit continu met elkaar onder de aandacht te houden. In 1-op-1 gesprekken met de medewerkers, maar ook in onze teamoverleggen.’

 

Hulp nodig?

Loop jij vast met iets in je organisatie? En kun je hier denkkracht bij gebruiken? Meld je dan aan voor de workshop Problem Solving. Of bekijk het complete aanbod.

 

Workshop Problem Solving

 

Vond je dit artikel nuttig of herkenbaar? Delen mag.