‘Toen wij gingen meten hoeveel tijd we dagelijks aan onze clienten besteden, kwamen wij uit op een schamel percentage van 30%. We schrokken ervan, we dachten dat het vele malen hoger lag.’

Deze uitspraak kwam van een locatiemanger van een verpleeghuis. Toen hij het aan mij vertelde was hij er zelf opnieuw van onder de indruk. ‘Dit percentage opende onze ogen. Hoewel we altijd wel lekker werkten met elkaar, was het voor ons het startsein om het toch anders te gaan doen. Op een andere manier te gaan werken. Want dit wilden we natuurlijk met elkaar verbeteren.’

Onvoldaan gevoel

Bij dit verpleeghuis bleek dat veel tijd opging aan de vele korte overleggen met collega’s over allerhande taken en voorvallen. ‘Situaties met cliënten die zich voordeden op een dag, onduidelijkheden over rolverdeling. Het was weliswaar lekker werken, maar gaf vaak ook een onvoldaan gevoel. We communiceerden gewoon niet goed genoeg met elkaar. Hadden last van misverstanden. En daar wilden we verandering in brengen. Niet meer ons laten leiden door de waan van de dag, maar werken met meer duidelijkheid en focus. Zodat er meer tijd voor de cliënt zou overblijven.’

Hoe weet ik of ik een goede dag heb gehad?

Tsja, hoe creëer je dan meer duidelijkheid en focus. Hoe doe jij dat eigenlijk in jouw zorginstelling?  Hoe zorg jij ervoor dat de tijd effectief besteed wordt? Aan de cliënt? En hoe je deze morgen weer een beetje beter kunt krijgen. Wanneer bespreek jij de leermomenten van de dag? Hoe zorg jij dat de werkoverdracht effectief is? Hoe weet jij of je collega’s prettig in hun vel zitten om vol energie aan de slag te gaan met de cliënt? Dan komt het op onderling communiceren aan. Effectief communiceren, ja een open deur, maar laat dat nu net zo’n beetje het moeilijkste zijn dat er is.

Ga dagstarten

Een hoog presterend team kan niet zonder effectieve communicatie. En dat begint met een goede aftrap van de dag. Een ideaal hulpmiddel hiervoor is de dagstart. Deze biedt het team een krachtige manier om terug te blikken op de vorige dag en vooruit te blikken naar de dag die komen gaat. Waar ging het goed? Wat kon er beter? Waar moeten we op letten vandaag? Om ervaringen te delen. Te leren van elkaar. Verbeterideeën aan te dragen. Elke dag weer. Dat geeft verbinding.

Dit is niets nieuws. Vele organisaties en sectoren gingen je voor. Daily huddles, stand-ups, zo worden ze ook wel genoemd. Eenmaal hiermee begonnen, willen teams nooit meer zonder. Echt waar. Doe jij dit nog niet? Lees dan verder en gebruik onderstaande 8 tips om je dagstart in de steigers te zetten.

Tip 1: Leg het nut uit

Ga niet zomaar beginnen. Je team zal zich dan afvragen wat er nu weer over hen heen wordt uitgestort. Start met het vertellen van het probleem dat je ziet in het werk en de negatieve gevolgen die dit heeft voor cliënten en het team. Vraag of het team dit herkent. Schets het doel waar je met hen aan wilt werken. Betere teamcommunicatie bijvoorbeeld. Of betere afstemming van het werk. En dat de dagstart hier het hulpmiddel bij gaat zijn dat je wilt uitproberen.

Tip 2: Geef zelf het goede voorbeeld

Zien eten doet eten. Een verandering in de manier van werken slaagt alleen bij het tonen van voorbeeldgedrag. Zorg er daarom voor dat je zelf bij elke dagstart aanwezig bent. Actief meedoet. Jezelf kwetsbaar opstelt. Verbeterideeën aandraagt. Hulp aanbiedt. Eigenlijk alles waarvan je hoopt dat je teamleden het ook gaan doen. 

Tip 3: Maak een vaste agenda

Maak een vaste agenda. Zo vergeet je niets en creëer je houvast, structuur en overzicht. Wat zijn zoal de agendapunten? De cliënten, je team, de doelen, planning, taakverdeling, prestaties, verbeterideeën, successen, acties. Kies datgene dat voor je team belangrijk is. Laat het een mix van hard en zacht zijn, van successen en van fouten. In de dagstart komt alles samen, het wordt jouw motor om continu te verbeteren.

Tip 4: Maak een bord

Met alleen bij elkaar gaan staan of een blaadje papier ben je er nog niet. Zet alles wat je wilt bespreken op een whiteboard. Maak er echt een mooi geheel van, met voor elke rubriek een eigen vak, omkaderd met tape. Dat geeft overzicht en transparantie. Iedereen kijkt naar hetzelfde en het houdt de vaart er in. Met dit bord steek je voortaan overzichtelijk en to-the-point de thermometer in de hot topics.

Tip 5: Houd het kort

Hoe lang duurt een dagstart? Maximaal 15 minuten, meer is niet nodig. Houd het kort. Tsja een inkoppertje, maar anders wordt het langdradig en haken mensen af. En dan doen ze een volgende keer niet meer mee. Kap discussies af die dreigen uit te lopen en spreek af om deze na de dagstart voort te zetten.

Tip 6: Doe het elke dag

Het woord zegt het al: een dagstart houd je elke dag. Breng de ritmiek er in. Er wordt vaak gezegd: ‘maar we hebben al een overdracht.’ Dat is mooi. Dan kun je de overdracht ombouwen tot dagstart. Want de ritmiek heb je al. Of: ‘aan 1x per maand teamoverleg hebben wij wel genoeg.’ Mijn antwoord is dan: ‘wat wil je liever, 12 of 365 verbeterkansen per jaar? En, weet jij aan het eind van de maand nog wat er zich aan het begin van de maand voordeed?’

Tip 7: What’s the mood?

Vergeet de eigen zachte kant niet. Het is mij opgevallen dat in de ouderenzorg de passie en aandacht vooral uitgaat naar de ander, naar de cliënt. Heel logisch. Bedenk wel dat zorgverlening naar de cliënt en continu verbeteren hierop alleen lukt als je ook in een veilige setting tegen je team durft te vertellen hoe je zelf in je vel steekt. Dat een bepaald voorval je even helemaal van je stuk heeft gebracht bijvoorbeeld.

Dus start de dagstart met de simpele vraag: hoe zitten we er in vandaag? Zo kun je pas echt vol energie aan de slag en geef je aandacht aan teamleden waar nodig. Laat iedereen 1-voor-1 antwoord geven. Geeft iemand als antwoord: ‘goed’ of ‘gewoon’, vraag dan nog even door. En ook hier geldt: geef hier zelf het goede voorbeeld in.

Denk je nu ‘nee, dat zie ik echt niet zitten.’ Bedenk dan ook op dit punt: ook het zakelijke bedrijfsleven ging je hier in voor. Ook daar is het inmiddels de normaalste zaak van de wereld geworden😊. Echt, ervaar zelf het effect door het gewoon eens uit te proberen. Het levert een zoveel mooiere samenwerking op.

Tip 8: Evalueer

Dagstarten moet je leren. Je moet er aan wennen. Het moet in je systeem komen. De ene keer gaat het beter dan de andere, vooral in het begin. Help elkaar daarom en vraag aan het eind van de dagstart een tip en een top. Zijn er meerdere teams in dezelfde organisatie? Ga dan bij elkaars dagstart kijken om te leren. Zo wordt ook de dagstart elke dag weer een beetje beter.

Hulp nodig?

Ben je geïnteresseerd geraakt en kun je wel wat hulp gebruiken? Meld je dan aan voor de workshop Effectief Communiceren met de Dagstart. In 1 dag leggen we de basis voor jouw dagstarts. Wil je een keer kijken bij andere organisaties die dagstarts hebben ingevoerd? Neem dan contact op.

Workshop Dagstart

Was dit artikel nuttig? Delen mag!