Je werkt met hart en ziel. Toch heb je het idee dat je teveel tijd kwijt bent aan de verkeerde dingen. Je zou zoveel meer willen betekenen voor je cliënten. Dit geeft frustratie. Vooral als het gaat om taken – als je er eerlijk naar kijkt – waar niemand op zit te wachten. Waar je het liefst mee wilt stoppen of die je op zijn minst slimmer wilt organiseren. Maar hoe los je dat op?

Werkvloeren

Ga actief observeren. Op de werkvloer. Oftewel werkvloeren. Naast dat het veel inzichten oplevert, is het ook nog eens ontzettend leuk om te doen! Je zult merken dat collega’s zich gehoord en serieus genomen voelen. Het fijn vinden om te vertellen waar ze trots op zijn, wat er goed gaat en wat frustrerend is in het werk. De ervaring leert dat het een enorme la met verbeterideeën oplevert.

Werkvloerbril

Als je besluit om te gaan werkvloeren, zet dan wel je werkvloerbril op. Bereid je voor. Bedenk hoe je het wilt aanpakken, wat je wilt observeren, waar je op wilt letten en welke vragen je wilt stellen. Zo weet je zeker dat je er het optimale uit haalt. Tip: ga vanuit oprechte interesse te werk en blijf onbevooroordeeld. Vertel altijd wat het doel is en wat je met de resultaten gaat doen. Om wantrouwen te voorkomen.

7 manieren om te werkvloeren

Werkvloeren kun je op verschillende manieren doen. Ze hebben allemaal hun eigen voordelen:

1. Schaduwen: 1-op-1 meelopen met een collega. Wat valt er op in het werk? Welke verbazingen roept het bij je op?
2. Vlieg aan de muur: Ga in een hoekje zitten en sla het hele team gade. Wat doen ze, wat niet, wat valt op, hoe is de sfeer?
3. ‘Vastnieten’: ‘Niet’ jezelf als het ware letterlijk vast aan een proces waar veel frustratie in zit. Kijk naar de hoeveelheid stappen, handelingen, de duur, hoe lang je overal moet wachten en verbaas jezelf.
4. Klantreis: Loop een dag mee met een cliënt en bekijk door zijn ogen wat deze meemaakt in de dienstverlening van je team.
5. Interviews: Houd korte interviews met medewerkers en managers. Bespreek: wat gaat er goed en wat kan beter? Gebruik een vragenlijst, zodat alle aandachtspunten aan bod komen.
6. Spaghettidiagram: Teken een vloerplan van de afdeling. Kies een overzichtelijke plek op je werk en houd bij wat de looplijnen zijn van je teamleden. Waar bevinden ze zich het meest en van waar naar waar lopen ze?
7. Multi moment opname: Kijk elke 10 minuten wat iedereen aan het doen is en turf. Wordt er gewerkt met de cliënt, zijn de medewerkers in overleg of bezig met administratie? Enzovoorts. Waar gaat de tijd aan op?

Maak een keuze

‘Zo, moeten we dit allemaal analyseren? Hoeveel tijd kost dit wel niet,’ vraag je je nu af. Bedenk: je hoeft niet alles te doen. Kies een manier die past en veel informatie zal opleveren. Spreid het werkvloeren over meerdere dagen uit. Maar ook met 1 dag bereik je al veel. Maak hiervoor één of meer medewerkers vrij. Geef het goede voorbeeld en doe zelf mee. Echt, deze tijd betaalt zich op een later moment dubbel en dwars uit!

Hulp nodig?

Ben je nieuwsgierig geraakt en wil je starten met werkvloeren? Meld je dan aan voor de – online – Masterclass Werkvloeren. In 2 uur tijd krijg jij het werkvloeren onder de knie en kun je aan de slag op je eigen werkvloer. Bel of mail!